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Modalités de participation
Participation à l’assemblée générale
A. Formalités préalables à effectuer pour participer à l’assemblée générale :
Tout actionnaire, quel que soit le nombre d’actions qu’il possède, a le droit de participer à l’Assemblée Générale
dans les conditions et selon les modalités prévues par la loi et la réglementation en vigueur.
Conformément à l’article R.22-10-28 du code du commerce, les actionnaires devront justifier de l’inscription en
compte des titres à leur nom ou à celui de l’intermédiaire inscrit pour leur compte au deuxième jour ouvré précédant
l’assemblée, soit le 14 juin 2024 à zéro heure, heure de Paris :
− soit dans les comptes de titres nominatifs tenus par la société : l’inscription en compte selon les modalités
susvisées est suffisante
− soit dans les comptes de titres au porteur tenus par l’intermédiaire habilité en application de l’article
L.211-3 du Code monétaire et financier.
Cette inscription en compte des actions doit être constatée par une attestation de participation délivrée par
le teneur de compte.
B. Modalités de participation à l’Assemblée générale
L’actionnaire a le droit de participer à l’Assemblée Générale :
— soit en y assistant personnellement,
— soit en se faisant représenter par le Président de l’Assemblée ou toute autre personne physique ou morale de
son choix,
— soit en votant par correspondance,
Tout actionnaire ayant déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d’admission ou
une attestation de participation (dans les conditions définies à l’article R. 22-10-28 III du Code de commerce), ne
peut plus choisir un autre mode de participation à l’Assemblée.
1-1 Actionnaires souhaitant participer personnellement à l’Assemblée Générale
1-1-1 Demande de carte d’admission par voie postale :
L’actionnaire au nominatif devra retourner compléter le Formulaire Unique, joint à la convocation qui vous sera
adressé, en précisant qu’il souhaite participer à l’Assemblée Générale et obtenir une carte d’admission, puis le
renvoyer daté et signé à l’aide de l’enveloppe prépayée (qui est jointe à la convocation reçue) ou par courrier
simple, à Société Générale Securities Services – Service des Assemblées – CS 30812, 44308 Nantes Cedex 3.
L’actionnaire au porteur qui souhaite participer à l’Assemblée, devra solliciter son teneur de compte en vue de
l’obtention de sa carte d’admission. Dans ce cadre, le teneur de compte établira une attestation de participation et
la transmettra directement à la Société Générale Securities Services – Service Assemblées – CS30812 – 44308
Nantes Cedex 3 en vue de l’établissement d’une carte d’admission.
Dans l’hypothèse où l’actionnaire au porteur aurait perdu ou n’aurait pas reçu à temps cette carte d’admission, il
pourra formuler une demande d’attestation de participation auprès de son teneur de compte dans les deux jours
ouvrés à zéro heure (heure de paris). L’attestation de participation est un moyen exceptionnel de participation et
n’exempte pas l’actionnaire de l’obligation de retourner le formulaire de participation dûment complété.
1-1-2 Demande de carte d’admission par voie électronique :
L’actionnaire au nominatif pourra faire la demande en ligne sur la plateforme sécurisée VOTACCESS accessible
via le site www.sharinbox.societegenerale.com.
L’actionnaire au nominatif pur devra se connecter au site Sharinbox en utilisant son code d’accès habituel
(rappelé sur le formulaire unique de vote joint à la brochure de convocation) ou son email de connexion (s’il a déjà
activé son compte Sharinbox by SG Market), puis le mot de passe déjà en sa possession.
L’actionnaire au nominatif administré devra se connecter au site Sharinbox en utilisant les identifiants qui lui
seront envoyés quelques jours précéda nt l’ouverture du vote.
Une fois sur la page d’accueil du site Sharinbox, l’actionnaire au nominatif suivra les indications données à l’écran
afin d’accéder à la plateforme VOTACCESS où il pourra faire sa demande de carte d’admission en ligne.
L’actionnaire au porteur doit se renseigner auprès de son établissement teneur de compte afin de savoir s’il est
connecté ou non à la plateforme sécurisée VOTACCESS et, le cas échéant, si cet accès est soumis à des conditions
d’utilisation particulières.
Si c’est le cas, l’actionnaire pourra se connecter avec ses codes d’accès habituels sur le portail Internet de son
teneur de compte titres pour accéder au site VOTACCESS puis suivra les indications données à l’écran afin de
demander sa carte d’admission.
Dans l’hypothèse où l’actionnaire au porteur aurait perdu ou n’aurait pas reçu à temps cette carte d’admission, il
pourra formuler une demande d’attestation de participation auprès de son teneur de compte dans les deux jours
ouvrés à zéro heure (heure de paris). L’attestation de participation est un moyen exceptionnel de participation et
n’exempte pas l’actionnaire de l’obligation de retourner le formulaire de participation dûment complété.
1-2. Actionnaires souhaitant voter par correspondance ou par procuration
Tout actionnaire, ne pouvant être présent à l’Assemblée Générale, pourra voter par correspondance ou par internet
soit en exprimant son vote, soit en donnant pouvoir au Président de l’Assemblée ou à un mandataire de son choix.
Il est rappelé qu’en l’absence d’indication de mandataire sur le formulaire de vote par procuration, le Président de
l’Assemblée émet un vote favorable à l’adoption des projets de résolution présentés ou agréés par le Conseil
d’administration et un vote défavorable à l’adoption de tous les autres projets de résolution.
1-2-1 Vote par correspondance ou par procuration par voie postale :
L’actionnaire au nominatif devra renvoyer le formulaire unique, qui est joint à la convocation, en précisant qu’il
souhaite voter par correspondance ou se faire représenter, puis le renvoyer datée et signée à Société Générale, en
utilisant l’enveloppe prépayée (qui est jointe à la convocation reçue) ou par courrier simple, à Société Générale
Securities Services – Service des Assemblées – CS 30812, 44308 Nantes Cedex 3.
L’actionnaire au porteur pourra demander le formulaire unique de vote à l’intermédiaire financier habilité qui
gère ses titres, à compter de la date de convocation de l’Assemblée Générale. Une fois complété et signé par
l’actionnaire au porteur, ce formulaire sera à retourner à l’établissement habilité qui se chargera de le transmettre,
accompagné d’une attestation de participation émise par ses soins, à Société Générale Securities Services, à
l’adresse susmentionnée.
Pour être pris en compte, le formulaire unique de vote devra, selon les modalités indiquées ci-dessus, être reçu par
le Service des Assemblées de Société Générale Securities Services au plus tard trois (3) jours calendaires avant la
date de l’Assemblée Générale, soit le 15 juin 2024, à défaut de quoi, il ne pourra être pris en compte.
A compter de la convocation, les actionnaires au porteur pourront, demander par écrit à leur teneur de compte de
leur adresser ledit formulaire. Il sera fait droit aux demandes reçues au plus tard six jours avant la date de
l’assemblée
Les désignations ou révocations de mandataires exprimées par voie papier devront également avoir été
réceptionnées au plus tard le 15 juin 2024.
1-2-2 Vote par correspondance ou par procuration par voie électronique :
L’actionnaire au nominatif pourra accéder à la plateforme sécurisée VOTACCESS accessible via le site
www.sharinbox.societegenerale.com.
L’actionnaire au nominatif pur devra se connecter au site Sharinbox en utilisant son code d’accès habituel
(rappelé sur le formulaire unique de vote joint à la brochure de convocation) ou son email de connexion (s’il a déjà
activé son compte Sharinbox by SG Market), puis le mot de passe déjà en sa possession.
L’actionnaire au nominatif administré devra se connecter au site Sharinbox en utilisant les identifiants qui lui
seront envoyés quelques jours précédant l’ouverture du vote.
Une fois sur la page d’accueil du site Sharinbox, l’actionnaire au nominatif suivra les indications données à l’écran
afin d’accéder à la plateforme VOTACCESS du site et voter, donner pouvoir au Président de l’Assemblée ou à un
mandataire de son choix.
L’actionnaire au porteur doit se renseigner auprès de son établissement teneur de compte afin de savoir s’il est
connecté ou non à la plateforme sécurisée VOTACCESS et, le cas échéant, si cet accès est soumis à des conditions
d’utilisation particulières.
Si c’est le cas, l’actionnaire pourra se connecter avec ses codes d’accès habituels sur le portail Internet de son
teneur de compte titres pour accéder au site VOTACCESS puis suivra les indications données à l’écran afin de
voter, ou désigner ou révoquer un mandataire.
La plateforme VOTACCESS sera ouverte à partir du 31 mai 2024, à 9 heures (heure de Paris) et fermera le
17 juin 2024 à 15 heures (heure de Paris).
Afin d’éviter tout encombrement éventuel du site Internet sécurisé dédié, il est recommandé aux actionnaires de
ne pas attendre les derniers jours pour saisir leurs instructions.
Si l’établissement teneur de compte n’est pas connecté à la plateforme VOTACCESS, il est précisé que la
notification de désignation et de révocation d’un mandataire peut toutefois être effectuée par voie électronique
conformément aux dispositions de l’article R.22-10-24 du Code de commerce, en envoyant un courriel à l’adresse
électronique suivante : assemblees.generales@sgss.socgen.com.
Ce courriel doit comporter en pièce jointe une copie numérisée du formulaire de vote par pro curation précisant les
nom, prénom, adresse et références bancaires complètes de l’actionnaire ainsi que les nom, prénom et adresse du
mandataire désigné ou révoqué, accompagné de l’attestation de participation délivrée par l’intermédiaire habilité.
De plus, l’actionnaire devra obligatoirement demander à son intermédiaire bancaire ou financier qui assure la
gestion de son compte Titres d’envoyer une confirmation écrite à Société Générale Securities Services, à l’adresse
susmentionnée.
Seules les notifications de désignation ou révocation de mandats pourront être adressées à l’adresse électronique
susvisée ; toute autre demande ou notification portant sur un autre objet ne pourra pas être prise en compte et/ou
traitée.
Afin que les désignations ou révocations de mandats exprimées par voie électronique puissent être prises en
compte, les confirmations devront être réceptionnées par Société Générale Securities Services au plus tard le 15
juin 2024 à 23h59 (heure de Paris).
C- Demandes d’inscription d’un projet de résolution ou d’un point à l’ordre du jour
Les demandes d’inscription de points ou de projets de résolution à l’ordre du jour de l’Assemblée, devront
s’effectuer conformément aux dispositions de l’article R.225-71 du Code de commerce. Ainsi, les demandes
d’inscription de points ou de projets de résolution à l’ordre du jour de l’Assemblée, par des actionnaires remplissant
les conditions de détention du capital, sont adressées au siège social par lettre recommandée avec demande d’avis
de réception.
Les auteurs des demandes justifient, à la date de leur demande, de la possession ou de la représentation de la
fraction du capital exigée par l’inscription des titres correspondants soit dans les comptes de titres nominatifs tenus
par la société, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par un intermédiaire mentionné à l’article L.211 3
du Code monétaire et financier. Ils transmettent avec leur demande une attestation d’inscription en compte.
L’examen du point ou de la résolution est subordonné à la transmission, par les auteurs de la demande, d’une
nouvelle attestation justifiant de l’enregistrement comptable des titres dans les mêmes comptes au deuxième jour
ouvré précédant l’Assemblée (soit le 14 juin 2024) à zéro heure, heure de Paris.
Les demandes d’inscription de points ou de projets de résolution à l’ordre du jour doivent parvenir à la société au
plus tard le vingt-cinquième jour qui précède la date de l’Assemblée, sans pouvoir être adressées plus de vingt
jours après la date du présent avis. Ces projets de résolution et/ou ces points, le cas échéant, seront mis à la
disposition des actionnaires au siège social à compter du jour de la convocation de l’Assemblée.
D Questions écrites
A compter de la communication prévue au premier alinéa de l’article L.225 108 du Code de Commerce, tout
actionnaire a la faculté de poser des questions écrites adressées au Conseil d’administration. Il y sera répondu, dans
les conditions prévues par la loi et les statuts, si elles sont envoyées au plus tard le quatrième jour ouvré précédant
l’assemblée. Elles peuvent être envoyées au siège social par lettre recommandée AR adressée au président du
conseil. Une réponse commune peut être apportée à ces questions dès lors qu’elles présentent le même contenu. La
réponse à une question écrite est réputée avoir été donnée dès lors qu’elle figure sur le site internet de la société
dans une rubrique consacrée aux questions-réponses.
Les questions posées par écrit par les actionnaires au Conseil d’Administration ne seront prises en compte que pour
les demandes envoyées à la Société, au siège social à l’attention de M. Christophe GAUSSIN, Président directeur
général, au plus tard le quatrième jour ouvré précédant l’Assemblée à zéro heure, heure de Paris, e t accompagnées
du justificatif de l’inscription ou l’enregistrement comptable des titres dans les comptes de titres au porteur tenus
par les intermédiaires financiers en la forme d’une attestation de participation délivrée par ces derniers.
E Droit de communication des actionnaires
Conformément à la loi, tous les documents qui doivent être communiqués dans le cadre de cette assemblée générale
sont tenus dans les délais légaux à la disposition des actionnaires au siège social de la société GAUSSIN SA, 11
rue du 47ème Régiment d’Artillerie 70400 HERICOURT et sont consultables et/ou téléchargeables sur le site
internet de la société www.gaussin.com.
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