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Modalités de participation
A. Formalités préalables à effectuer pour participer à l’Assemblée Générale Extraordinaire. — Les actionnaires de la Société peuvent prendre part à l’Assemblée Générale Extraordinaire quel que soit le nombre d’actions dont ils sont propriétaires et leurs modalités de détention (au nominatif ou au porteur).
Il est justifié du droit de participer à l’Assemblée Générale Extraordinaire par l’enregistrement comptable des titres au nom de l’actionnaire ou de l’intermédiaire inscrit pour son compte en application du septième alinéa de l’article L.228-1 du Code de commerce, au troisième jour ouvré précédant l’Assemblée Générale Extraordinaire, soit le mercredi 8 octobre 2014, à zéro heure, heure de Paris, au plus tard, soit dans les comptes de titres nominatifs tenus pour la Société par son mandataire CACEIS Corporate Trust, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par l’intermédiaire bancaire ou financier habilité.
L’inscription ou l’enregistrement comptable des titres dans les comptes de titres au porteur tenus par l’intermédiaire habilité doivent être constatés par une attestation de participation délivrée par ce dernier et annexée au formulaire de vote à distance ou de procuration ou à la demande de carte d’admission établie au nom de l’actionnaire ou pour le compte de l’actionnaire représenté par l’intermédiaire inscrit.
Une attestation est également délivrée à l’actionnaire souhaitant participer physiquement à l’Assemblée Générale Extraordinaire et qui n’a pas reçu sa carte d’admission le troisième jour ouvré précédant l’Assemblée Générale Extraordinaire, soit le mercredi 8 octobre 2014, à zéro heure, heure de Paris.
B. Modes de participation à l’Assemblée Générale Extraordinaire. — Pour participer à l’Assemblée Générale Extraordinaire, les actionnaires peuvent choisir entre l’une des quatre formules suivantes :
1) y assister personnellement ;
2) donner une procuration au Président de l’assemblée générale, à un autre actionnaire, à leur conjoint ou leur partenaire de pacs ou à toute personne physique ou morale de leur choix dans les conditions prévues à l’article L.225-106 I du Code de commerce ;
3) donner une procuration à la Société sans indication de mandataire. Il est précisé que pour toute procuration donnée par un actionnaire sans indication de mandataire, le Président de l’assemblée émettra un vote favorable à l’adoption des projets de résolution présentés ou agréés par le Conseil d’administration et un vote défavorable à l’adoption de tous les autres projets de résolution ; ou
4) voter par correspondance.
Lorsque l’actionnaire a déjà demandé sa carte d’admission ou une attestation de participation pour assister à l’Assemblée Générale Extraordinaire, envoyé une procuration ou exprimé son vote par correspondance, il ne peut plus choisir un autre mode de participation à cette assemblée.
Vote par procuration ou par correspondance : les formulaires de procuration et de vote par correspondance sont adressés automatiquement aux actionnaires inscrits en compte nominatif pur ou administré par courrier postal. Pour les propriétaires d’actions au porteur, les formulaires de procuration et de vote par correspondance leur seront adressés sur demande auprès de CACEIS Corporate Trust, Service Assemblées Générales, 14, rue Rouget-de-Lisle, 92862 Issy-les-Moulineaux Cedex 9. Pour être honorée, la demande de formulaire devra avoir été reçue par CACEIS Corporate Trust au plus tard six jours avant la date de l’Assemblée Générale Extraordinaire, soit le mardi 7 octobre 2014.
En cas de vote par procuration, l’actionnaire devra adresser à CACEIS Corporate Trust, Service Assemblées Générales, 14, rue Rouget-de-Lisle, 92862 Issy-les-Moulineaux Cedex 9, le formulaire de procuration, complété et signé, indiquant ses nom, prénom et adresse ainsi que ceux de son mandataire (ou bien l’indication que la procuration est donnée au Président de l’assemblée générale). La révocation du mandat s’effectue dans les mêmes conditions de forme que celles utilisées pour sa constitution. La notification à la Société de la désignation ou de la révocation d’un mandataire peut s’effectuer par voie électronique dans les conditions décrites ci-dessous.
Seules les notifications de désignation ou de révocation de mandats dûment signées, complétées et réceptionnées par CACEIS Corporate Trust au plus tard trois jours avant la date de tenue de l’Assemblée Générale Extraordinaire, soit le vendredi 10 octobre 2014, zéro heure, heure de Paris, pourront être prises en compte (sauf cas de transmission par voie électronique – cf. ci-dessous).
En cas de vote par correspondance, le formulaire de vote par correspondance, complété et signé, devra être retourné à CACEIS Corporate Trust, Service Assemblées Générales, 14, rue Rouget-de-Lisle, 92862 Issy-les-Moulineaux Cedex 9 au plus tard trois jours avant la tenue de l’Assemblée Générale Extraordinaire, soit le vendredi 10 octobre 2014, zéro heure, heure de Paris, afin d’être comptabilisé.
Dans le cas des actionnaires au porteur, le formulaire de vote par procuration ou par correspondance ne pourra prendre effet que s’il est accompagné de l’attestation de participation mentionnée ci-dessus au paragraphe A.
Vote et procuration par voie électronique : conformément aux dispositions de l’article R.225-79 du Code de commerce, la notification de la désignation et de la révocation d’un mandataire peut également être effectuée par voie électronique, selon les modalités suivantes :
— pour les actionnaires au nominatif : en envoyant un e-mail revêtu d’une signature électronique, obtenue par leurs soins auprès d’un tiers certificateur habilité dans les conditions légales et réglementaires en vigueur, à l’adresse électronique suivante : ct-mandataires-assembleesmaureletprom@caceis.com en précisant leurs nom, prénom usuel, adresse et leur identifiant CACEIS Corporate Trust pour les actionnaires au nominatif pur (information disponible en haut et à gauche de leur relevé de compte titres) ou leur identifiant auprès de leur intermédiaire financier pour les actionnaires au nominatif administré, ainsi que les nom et prénom du mandataire désigné ou révoqué ; et
— pour les actionnaires au porteur : en envoyant un e-mail revêtu d’une signature électronique, obtenue par leurs soins auprès d’un tiers certificateur habilité dans les conditions légales et réglementaires en vigueur, à l’adresse électronique suivante : ct-mandataires-assembleesmaureletprom@caceis.com en précisant leurs nom, prénom usuel, adresse et références bancaires complètes ainsi que les nom et prénom usuel du mandataire désigné ou révoqué, puis en demandant impérativement à leur intermédiaire financier qui assure la gestion de leur compte-titres d’envoyer une confirmation écrite (par courrier ou par fax) à CACEIS Corporate Trust, Service Assemblées Générales, 14, rue Rouget-de-Lisle, 92862 Issy-les-Moulineaux Cedex 9 – fax : 01 49 08 05 82.
Les notifications de désignation ou de révocation de mandats par voie électronique ne seront prises en compte qu’à la condition d’être reçues par CACEIS Corporate Trust au plus tard la veille de l’Assemblée Générale Extraordinaire, soit le dimanche 12 octobre 2014, à 15 heures, heure de Paris.
Seules les notifications de désignation ou de révocation de mandats pourront être adressées à l’adresse électronique susvisée, toute autre demande ou notification portant sur un autre objet ne pourra être prise en compte et / ou traitée.
Il n’est pas prévu de vote par des moyens électroniques de télécommunication pour cette assemblée et, de ce fait, aucun site visé à l’article R.225-61 du Code de commerce ne sera aménagé à cette fin.
Cession d’actions : l’actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d’admission ou une attestation de participation peut à tout moment céder tout ou partie de ses actions. Cependant, si la cession intervient avant le troisième jour ouvré précédant l’Assemblée Générale Extraordinaire, soit le mercredi 8 octobre 2014, à zéro heure, heure de Paris, la Société invalide ou modifie en conséquence, selon le cas, le vote exprimé à distance, le pouvoir, la carte d’admission ou l’attestation de participation. A cette fin, l’intermédiaire habilité teneur de compte notifie la cession à la Société ou à son mandataire (CACEIS Corporate Trust) et lui transmet les informations nécessaires.
Aucune cession ni aucune autre opération réalisées après le troisième jour ouvré précédant l’Assemblée Générale Extraordinaire, soit le mercredi 8 octobre 2014, à zéro heure, heure de Paris, quel que soit le moyen utilisé, ne sont notifiées par l’intermédiaire habilité ou prises en considération par la Société, nonobstant toute convention contraire.
C. Droit de communication des actionnaires. — L’ensemble des informations et documents qui doivent être communiqués à cette Assemblée Générale Extraordinaire sont mis à la disposition des actionnaires, dans les conditions légales et réglementaires en vigueur, au siège social de la Société, 51 rue d’Anjou – 75008 Paris, ou transmis sur simple demande adressée à CACEIS Corporate Trust, Service Assemblées Générales, 14, rue Rouget-de-Lisle, 92862 Issy-les Moulineaux Cedex 9 – fax : 01.49.08.05.82.
Le rapport du Conseil d’administration présentant l’exposé des motifs sur les projets de résolution soumis à l’Assemblée Générale Extraordinaire a été mis à disposition des actionnaires sur le site internet de la Société (http://www.maureletprom.fr) lorsque l’avis préalable à l’Assemblée Générale Extraordinaire a été publié au BALO, soit le 5 septembre 2014.
Par ailleurs, les documents mentionnés à l’article R.225-73-1 du Code de commerce ont été diffusés sur le site internet de la Société (http://www.maureletprom.fr) dans les délais prévus par la réglementation applicable.
D. Questions écrites. — Les actionnaires peuvent poser des questions écrites au Conseil d’administration. Ces questions doivent être envoyées à la Société, soit par lettre recommandée avec accusé de réception à la société Etablissements Maurel & Prom, Questions écrites, 51, rue d’Anjou – 75008 Paris, soit par voie de télécommunication électronique adressée à : questionsecrites.assemblee@maureletprom.fr, au plus tard le quatrième jour ouvré précédant la date de l’Assemblée Générale Extraordinaire, soit le mardi 7 octobre 2014. Pour être prises en compte, ces questions écrites doivent impérativement être accompagnées d’une attestation d’inscription en compte.
Il est précisé que seules les questions écrites peuvent être envoyées à l’adresse électronique questionsecrites.assemblee@maureletprom.fr ; toute autre demande ou notification portant sur un autre objet ne pourra être prise en compte et/ou traitée.
Conformément à la réglementation en vigueur, une réponse commune pourra être apportée à ces questions écrites dès lors qu’elles présenteront le même contenu. Il est précisé que les réponses aux questions écrites pourront être publiées directement sur le site internet de la Société (http://www.maureletprom.fr).
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