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Modalités de participation
Modalités de participation à l’assemblée générale
Tout actionnaire, quel que soit le nombre d’actions qu’il possède, peut prendre part à cette assemblée.
Justification du droit de participer à l’assemblée
Il est justifié du droit de participer à l’assemblée par l’inscription en compte des titres au nom de l’actionnaire ou
de l’intermédiaire inscrit pour son compte, le 15 décembre 2020, à zéro heure, heure de Paris, soit dans les comptes
de titres nominatifs tenus par la société, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par un intermédiaire habilité
teneur de compte.
L’inscription des titres dans les comptes de titres au porteur tenus par un intermédiaire habilité est constatée par
une attestation de participation délivrée par ce dernier, en annexe au formulaire de vote à distance ou de procuration
établis au nom de l’actionnaire ou pour le compte de l’actionnaire représenté par l’intermédiaire inscrit.
Modes de participation à l’assemblée
Dans le contexte de la pandémie de Covid-19, l’assemblée générale se tenant à huis clos, les actionnaires ne
pourront pas y assister personnellement et il ne sera pas délivré de carte d’admission.
Dans ces conditions, les actionnaires sont invités à voter à distance, avant la tenue de l’assemblée générale, en
donnant pouvoir au président ou à toute autre personne physique ou morale de son choix, ou en retournant le
formulaire de vote par correspondance.
Exceptionnellement, nous vous invitons à ne pas donner pouvoir à un tiers pour vous représenter à l’assemblée
dans la mesure où celle-ci se tiendra hors la présence physique des actionnaires et donc des tiers mandataires
éventuels et à privilégier le vote par correspondance ou à donner pouvoir au président.
Actionnaires souhaitant voter par correspondance ou donner pouvoir au président
pour l’actionnaire nominatif : renvoyer le formulaire unique de vote par correspondance ou par
procuration, qui lui sera adressé avec la convocation, à l’adresse suivante : BNP Paribas Securities
Services – CTS Emetteurs – Assemblées Générales – Grands Moulins de Pantin – 9, rue du Débarcadère
– 93761 Pantin Cedex.
pour l’actionnaire au porteur : demander ce formulaire auprès de l’intermédiaire qui gère ses titres, à
compter de la date de convocation de l’assemblée. Le formulaire unique de vote par correspondance ou
par procuration devra être accompagné d’une attestation de participation délivré par l’intermédiaire
financier et renvoyé par celui-ci à l’adresse suivante : BNP Paribas Securities Services – CTS Emetteurs
- Assemblées Générales – Grands Moulins de Pantin – 9, rue du Débarcadère – 93761 Pantin Cedex .
Les demandes de formulaire de vote doivent parvenir à BNP Paribas Securities Services via l’intermédiaire
financier de l’actionnaire, à l’adresse indiquée ci-dessus, six (6) jours au moins avant la date prévue de l’assemblée.
Ne seront pris en compte que les formulaires de vote dûment remplis parvenus à BNP Paribas Securities Services,
à l’adresse indiquée ci-dessus, au plus tard trois jours francs avant l’assemblée générale, accompagnés de
l’attestation de participation délivrée par les intermédiaires habilités pour les actions au porteur.
Actionnaires souhaitant donner pouvoir à un tiers
Conformément aux dispositions de l’article R. 225-79 du code de commerce, la notification de la désignation et
de la révocation d’un mandataire peut être effectuée par voie électronique, selon les modalités ci-après :
- Actionnaire au nominatif pur :
L’actionnaire devra envoyer un email à l’adresse paris.bp2s.france.cts.mandats@bnpparibas.com. Cet email devra
obligatoirement contenir les informations suivantes : nom de la société concernée, date de l’assemblée, nom,
prénom, adresse et numéro de compte nominatif du mandant, le cas échéant, ainsi que les nom, prénom et si
possible adresse du mandataire.
L’actionnaire devra obligatoirement confirmer sa demande sur PlanetShares/My Shares ou PlanetShares/My Plans
en se connectant avec ses identifiants habituels et en allant sur la page « Mon espace actionnaire – Mes assemblées
générales » puis enfin en cliquant sur le bouton « Désigner ou révoquer un mandat ».
- Actionnaire au porteur ou au nominatif administré :
L’actionnaire devra envoyer un email à l’adresse paris.bp2s.france.cts.mandats@bnpparibas.com.
Cet email devra obligatoirement contenir les informations suivantes : Nom de la Société concernée, date de
l’assemblée, nom, prénom, adresse, références bancaires du mandant ainsi que les nom, prénom et si possible
adresse du mandataire.
L’actionnaire devra obligatoirement demander à son intermédiaire financier qui assure la gestion de son compte
titre d’envoyer une confirmation écrite à BNP Paribas Securities Services – CTS Emetteurs – Assemblées
Générales – Grands Moulins de Pantin 9, rue du Débarcadère – 93761 Pantin Cedex.
Seules les notifications de désignation ou révocation de mandats pourront être adressées à l’adresse électronique
susvisée, toute autre demande ou notification portant sur un autre objet ne pourra être prise en compte et/ou traitée.
Afin que les désignations ou révocations de mandats, dûment signées et complétées, puissent être valablement
prises en compte, elles devront parvenir à la Société ou BNP Paribas Securities Services au plus tard :
- la veille de l’assemblée, soit le 16 décembre 2020 avant 15 heures (heure de Paris), pour les
notifications effectuées par voie électronique ;
- trois (3) jours au moins avant la date de l’assemblée, pour les notifications effectuées par voie postale.
Le mandataire adresse son instruction de vote pour l’exercice de ses mandats sous la forme d’une copie numérisée
du formulaire unique, à BNP Paribas Securities Services –, par message électronique à l’adresse suivante :
paris.bp2s.france.cts.mandats@bnpparibas.com.
Le formulaire doit porter les nom, prénom et adresse du mandataire, la mention « En qualité de mandataire », et
doit être daté et signé. Les sens de vote sont renseignés dans le cadre « Je vote par correspondance » du formulaire.
Il joint une copie de sa carte d’identité et le cas échéant un pouvoir de représentation de la personne morale qu’il
représente.
Pour être pris en compte, le message électronique doit parvenir à BNP Paribas Securities Services au plus tard le
quatrième jour précédant la date de l’assemblée.
En complément, pour ses propres droits de votes, le mandataire adresse son instruction de vote selon les procédures
habituelles.
Il est précisé que tout actionnaire ayant déjà exprimé son vote, envoyé un pouvoir ou demandé une attestation de
participation :
- peut, en application du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de
délibération des assemblées en raison de l’épidémie de Covid-19, par dérogation au III de l’article R. 225-85
du code de commerce, choisir un autre mode de participation à l’assemblée sous réserve que son instruction
en ce sens parvienne BNP Paribas Securities Services à l’adresse électronique suivante :
paris.bp2s.gis.assemblees@bnpparibas.com, dans des délais légaux, en précisant qu’il s’agit d’une nouvelle
instruction qui annule et remplace la précédente. Par dérogation à la seconde phrase de l’article R. 225-80 du
code de commerce, les précédentes instructions reçues sont alors révoquées.
- peut à tout moment céder tout ou partie de ses actions. Si la cession intervient avant le 15 décembre 2020 à
zéro heure, heure de Paris, la société invalide ou modifie en conséquence, selon le cas, le vote exprimé à
distance, le pouvoir ou l’attestation de participation. A cette fin, l’intermédiaire habilité teneur de compte
notifie la cession à la société ou à son mandataire et lui transmet les informations nécessaires.
Demande d’inscription de projets de résolution ou de points par les actionnaires
Les demandes d’inscription de points ou de projets de résolutions à l’ordre du jour par les actionnaires remplissant
les conditions prévues par l’article R. 225-71 du code de commerce doivent parvenir, par lettre recommandée avec
demande d’avis de réception à l’adresse suivante : Voluntis – Relations investisseurs – 22 quai Gallieni, 92150
Suresnes ou par email à l’adresse suivante investors@voluntis.com., dans un délai de 25 jours (calendaires) avant
la tenue de l’assemblée générale, conformément à l’article R. 225-73 du code de commerce.
Les demandes doivent être accompagnées d’une attestation d’inscription en compte.
Chaque demande doit être accompagnée, selon le cas, du texte des projets de résolution adressés, qui peuvent être
assortis d’un bref exposé des motifs. En outre, l’examen par l’assemblée générale des projets de résolutions et des
points déposés par les actionnaires est subordonné au maintien de l’inscription en compte des titres des auteurs au
jour de l’assemblée générale.
Questions écrites
Conformément à l’article R. 225-84 du code de commerce chaque actionnaire a la faculté d’adresser au conseil
d’administration les questions écrites de son choix.
Les questions doivent être envoyées par lettre recommandée avec demande d’avis de réception à l’adresse
suivante : Voluntis, Relations investisseurs – 22 quai Gallieni, 92150 Suresnes ou par email à l’adresse suivante
investors@voluntis.com, au plus tard quatre (4) jours ouvrés avant l’assemblée générale, accompagnées d’une
attestation d’inscription soit dans les comptes de titres nominatifs soit dans les comptes de titres au porteur tenus
par l’intermédiaire habilité.
Dans la mesure où l’assemblée générale hors la présence physique des actionnaires, il est rappelé que les
actionnaires ne pourront pas poser des questions orales ou proposer des résolutions nouvelles, pendant l’assemblée
générale. Toutefois, les questions écrites des actionnaires qui sont envoyées à la Société après la date limite prévue
par les dispositions réglementaires mais avant l’assemblée générale via l’adresse électronique
investors@voluntis.com seront traitées dans la mesure du possible.
Droit de communication des actionnaires
Tous les documents et informations prévus à l’article R. 225-73-1 du Code de commerce pourront être consultés
sur le site de la Société www.voluntis.com à compter du vingt-et-unième (21ème) jour précédant l’assemblée, soit
à compter du 26 novembre 2020.
Cet avis de réunion vaut avis de convocation sous réserve qu’aucune modification ne soit apportée à l’ordre du
jour et aux résolutions.
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